www.icg.sch.id

Administrasi

E-mail Print PDF
Penyelenggaraan madrasah akan berjalan lancar jika didukung oleh administrasi yang efisien dan efektif. Madrasah yang administrasinya tidak efektif dan efisien akan mengalami hambatan dalam penyelenggaraan program madrasah, secara umum administrasi madrasah dapat diartikan sebagai upaya pengaturan dan pendayagunaan pendidikan untuk mencapai tujuan pendidikan madrasah secara optimal.
Kegiatan administrasi ketatausahaan di khususnya MAN Insan Cendekia antara lain meliputi :

  • Administrasi Keuangan
  • Administrasi Barang Milik Negara
  • Administrasi Kepegawaian
  • Administrasi Kesiswaan
  • Administrasi Persuratan
  • Administrasi Umum
  • Kegiatan Teknisi
  • Kegiatan Satuan Pengamanan
  • Kegiatan Operasional Kenderaan
  • Kegiatan Operasional Fotocopy
  • Kegiatan Cleaning Service
Uraian Tugas Pengadministrasi Kepegawaian (KMA No. 504 Tahun 2003)
Tujuan pengelolaan data dan informasi kepegawaian adalah untuk terciptanya keseragaman dalam pengumpulan, pengolahan dan penyajian data serta informasi kepegawaian, untuk keperluan perencanaan, pembinaan dan pengembangan serta pelayanan kepegawaian dilingkungan Departemen Agama.

Tugas Pengadministrasi Kepegawaian antara lain :

Mengelola Buku Induk Pegawai.
Mengelola Seluruh File Pegawai.
Mengolah setiap perubahan data kepegawaian yang terjadi atas diri seorang pegawai.
Mengolah laporan data kepegawaian satuan kerja.
Menghimpun, mengolah, dan menyajikan data dan statistik kepegawaian pada satuan kerja.
Isi File Kepegawaian adalah :
  1. Daftar isi File
  2. Fotocopy SK CPNS (80%)
  3. Fotocopy Nota Persetujuan /Pertimbangan BKN
  4. Fotocopy SK PNS (100%)
  5. Fotocopy SK –SK Mutasi (Kenpa,KGB,Mutasi Satuan Kerja,Peninjauan Masa Kerja,Jabatan, Penugasan, dan lain-lain dokumen yang bersifat keputusan)
  6. Fotocopy Karpeg
  7. Fotocopy Karsu/Karis
  8. Fotocopy Akte Nikah (bagi yang berkeluarga)
  9. Fotocopy Akte Anak (bagi yang mempunyai anak)
  10. KP4
  11. DP3
  12. Daftar Riwayat Hidup terakhir
  13. Fotocopy Piagam/sertifikat diklat
  14. Fotocopy SK Hukuman Disiplin (bagi yang pernah dihukum)
  15. Fotocopy Berita Acara pengangkatan sumpah/janji sebagai PNS
Pengadministrasi Persuratan mengatur seluruh komunikasi kedinasan yang berbentuk surat meliputi penggolongan dan jenis surat dinas, bagian surat, cara pembuatan surat,penandatanganan surat,cap dinas, jalur surat, penggunaan kertas, amplop , dan pengiriman surat.
Tata persuratan dinas mengatur surat sebagai sarana komunikasi kedinasan dalam mendukung kelancaran pelaksanaan program maupun kegiatan madrasah. Informasi surat berawal dari tahap penciptaan, berlanjut dengan tahap penggunaan dan berakhir pada tahap pelestarian.

Dengan demikian secara garis besar tugas pengadministrasi persuratan antara lain :
  1. Mencatat, mengarahkan, dan mengendalikan surat masuk dan surat keluar
  2. Meyimpan arsip surat-surat
  3. Menyampaikan surat kepada yang berkepentingan
  4. Membuat surat dinas
* Uraian Tugas Pengadministrasi Keuangan

Pada intinya pengadministrasi keuangan bertanggung jawab pada seluruh proses keuangan madrasah yang meliputi pencairan,pemanfaatan dan pelaporan. Dengan demikian maka tugas pengadministrasi keuangan antara lain :

  1. Menginventarisasi Pengeluaran Keuangan/Membuat Kartu Kontrol
  2. Melaksanakan pembukaan dan penutupan kas setiap hari kerja
  3. Menerima dan memproses usulan pembayaran dari penanggung jawab kegiatan
  4. Menyusun dokumen dan bukti bukti kegiatan
  5. Mengajukan SPP (Surat Permintaan Pembayaran) dan membuat SPM (Surat Perintah Membayar)
  6. Mengantar SPM ke KPPN dan memproses SP2D dari KPPN
  7. Melakukan pembayaran kepada penanggung jawab kegiatan
  8. Melakukan rekonsiliasi antara Satker dan KPPN
  9. Menyimpan dokumen Usulan Pembayaran, SPP, SPM dan SP2D dan dokumen peraturan keuangan lainnya.
  10. Membuat Pembukuan yaitu :
  • Buku Kas Umum
  • Buku Kas Pembantu (Per Mata Anggaran)
  • Buku Kas Pajak
  • Buku Bank
Administrasi Umum meliputi :
  • Kegiatan Teknisi
  • Kegiatan Satuan Pengamanan
  • Kegiatan Operasional Kenderaan
  • Kegiatan Operasional Fotocopy
  • Kegiatan Cleaning Service
* Uraian Tugas Pengadmnistrasi Barang Milik Negara (KMA No. 520 Tahun 2003)
Barang Milik Negara dilingkungan Departemen Agama adalah seluruh barang yang pengadaannya, sebagian atau seluruhnya berasal dibeli dengan dana yang bersumber untuk seluruhnya atau sebagian dari anggaran belanja Negara, termasuk anggaran di luar anggaran belanja Departemen Agama tetapi barang tersebut berada dibawah pengurusan dan penguasaan Departemen Agama.
  • Adapun tugas pengadministrasi barang milik Negara adalah :
  1. Membuat Buku Inventaris Barang
  2. Membuat Buku Penerimaan Barang
  3. Membuat Buku Distribusi Barang Persediaan
  4. Membuat kode/nomor barang
  5. Membuat Laporan Triwulan/Semester/Tahunan
  6. Melakukan rekonsiliasi dengan Bendahara Pengeluaran
  7. Membuat Perencanaan Pengadaan Barang
  8. Mengusulkan Penghapusan Barang